Quel que soit votre secteur d'activité, les appels téléphoniques sont essentiels au sein d'une entreprise. Il s'agit effectivement d'une pratique indispensable pour la gestion de la relation client et il existe deux types d'appels : les appels entrants et les appels sortants. Si la réception des appels est particulièrement assurée par une permanence téléphonique, cela ne veut pas dire que leurs émissions doivent être négligées. En effet, la gestion des appels sortants joue un rôle tout aussi important dans la relation client et elle peut également être externalisée. Voici donc des astuces pour réussir la gestion des appels sortants.
Déterminer les objectifs pour la gestion des appels sortants
En tant qu'entrepreneur, vous devez comprendre que la gestion des appels sortants comporte plusieurs étapes et il est nécessaire de l'adapter selon les besoins de votre société. Pour ce faire, il est conseillé de définir vos objectifs afin d'identifier les résultats que votre entreprise souhaite obtenir. En faisant appel à
une permanence téléphonique par exemple pour assurer la réception des appels entrants, l'entrepreneur cherche à gagner du temps et à améliorer sa productivité. Dans le cas des appels sortants, l'objectif est souvent de faire de la prospection ou de fidéliser les clients.
D'ailleurs, il ne faut pas oublier qu'une gestion efficace des émissions d'appels garantira une meilleure optimisation de la
relation client de l'entreprise. Une concertation des divers départements concernés par la relation client et une observation des missions générales de l'entreprise permettront de déterminer ces objectifs. Vous avez également la possibilité de solliciter l'avis d'un
expert dans la gestion des appels sortants pour faire un diagnostic des besoins de votre société. Il pourra aussi constater si les moyens mis à disposition par votre entreprise suffisent pour atteindre vos objectifs.
Se fier à 3 critères pour choisir un prestataire adapté
Pour assurer la gestion de la relation client, une entreprise doit adopter la méthode la plus adéquate et avoir la volonté de réussir. Malgré son importance, il s'agit d'une activité assez chronophage. Tout comme la gestion externalisée de la permanence téléphonique, cela explique pourquoi certaines sociétés décident de confier celle de ses appels sortants à un prestataire de service. Puisqu'il prendra en charge toutes les tâches relatives à cette opération, il est recommandé de choisir un
prestataire spécialisé dans la gestion des appels sortants. Voici d'ailleurs 3 critères à prendre en compte pour vous aider.
La réputation de l'agence spécialisée en appels sortants
Actuellement, de nombreuses agences proposent des services de
permanence téléphonique, mais il y a aussi celles qui se spécialisent dans la gestion des appels sortants. En effet, de plus en plus de call centers se développent rapidement et cela pourrait expliquer la difficulté à trouver le prestataire idéal. Pour une prestation de qualité, il est important de vérifier la réputation de l'agence avec laquelle vous souhaitez travailler. Vous pouvez également consulter les avis des clients pour connaître leur retour d'expérience.
Les moyens humains et techniques du prestataire
Il faut savoir que la gestion des appels sortants demande des connaissances et des compétences spécifiques. En faisant appel à un prestataire, vous profiterez des services d'une équipe performante qui pourra accomplir ses missions dans les règles de l'art. Il possède également les installations et les outils techniques nécessaires pour être à la hauteur et atteindre les objectifs fixés par son client.
Ce n'est pas tout, car les
agences expertes en externalisation sont généralement tenues de réaliser des rapports pour leurs clients concernant les opérations effectuées. De ce fait, votre prestataire devrait être en mesure de le faire et de vous envoyer un suivi minutieux sur l'avancée du travail.
Les tarifs proposés par l'agence
D'une manière générale, les tarifs proposés varient d'un prestataire à un autre. Il est donc possible que vous vous retrouviez face à des tarifs de toutes sortes. Il est à noter que la plupart des prestataires proposent des formules sur mesure. Par conséquent, il ne faudra pas hésiter à comparer les prix, mais aussi à faire une observation minutieuse du rapport qualité/prix avant de signer un contrat de partenariat.